تتعامل وكالة الشركة مع شخص اعتباري وليس فردًا فقط، لذلك تتركز المراجعة على نقطتين: إثبات وجود الشركة وبياناتها، وإثبات أن الشخص الذي سيوقّع الوكالة يملك قانونًا صلاحية تمثيل الشركة ومنح التفويض المطلوب.
محاكم دبي تطلب في خدمة التصديق على الوكالات مستندات الهوية، والمستندات التي تثبت صفة النائب القانوني وصلاحيته عند وجوده، والعقود والمستندات ذات الصلة عند اختيار صلاحيات توكيل خاص بالمنشآت. لذلك قد تختلف القائمة النهائية من شركة إلى أخرى بحسب هيكل الشركة ونطاق الصلاحيات.
المستندات الأساسية المطلوبة عادةً
1. الرخصة التجارية السارية
تُستخدم لإثبات الاسم التجاري والقانوني للشركة، رقم الرخصة، الجهة المرخصة، الشكل القانوني، وحالة الترخيص. يفضّل أن تكون الرخصة سارية عند تقديم طلب الوكالة.
2. عقد التأسيس أو النظام الأساسي وملحقاته
يُراجع عقد التأسيس أو النظام الأساسي لمعرفة المديرين أو المفوضين، وآلية تمثيل الشركة، وحدود الصلاحيات، وما إذا كانت هناك صلاحية صريحة للتوكيل أو تفويض الغير. يجب إرفاق الملحقات والتعديلات اللاحقة إذا غيّرت الإدارة أو الصلاحيات.
3. هوية أو جواز سفر الشخص الذي سيوقّع عن الشركة
يجب تقديم مستند هوية واضح وساري للممثل الذي سيوقّع الوكالة. وفي معاملات الكاتب العدل عن بُعد تطبق متطلبات الهوية الإماراتية وشروط التحقق الإلكتروني المعمول بها.
4. مستند يثبت صفة الموقّع وصلاحيته
إذا لم تكن صلاحية الموقّع واضحة بصورة كافية من الرخصة وعقد التأسيس، فقد يلزم قرار شركاء أو مجلس إدارة أو شهادة منصب أو تفويض سابق أو مستند آخر يثبت حقه في تمثيل الشركة.
5. قرار شركاء أو مجلس إدارة عند الحاجة
قد تكون الوكالة أو المعاملة المقصودة خارج الصلاحيات المباشرة للمدير، أو قد تشترط مستندات الشركة صدور موافقة من الشركاء أو مجلس الإدارة. في هذه الحالات يجب أن يحدد القرار بوضوح الشخص المخول ونطاق التفويض.
6. مستندات الوكيل
تُستخدم هوية الوكيل الإماراتية أو جواز سفره، بحسب حالته ومتطلبات المعاملة، لإدخال بيانات الشخص الذي ستصدر الوكالة لصالحه.
7. المستندات المرتبطة بالغرض من الوكالة
قد يطلب الكاتب العدل أو الجهة التي ستُستخدم الوكالة أمامها مستندات إضافية بحسب الصلاحيات: سند ملكية أو بيانات عقار، مستندات مركبة، بيانات حساب بنكي، مستندات شركة تابعة، عقد أو معاملة تجارية، أو موافقات تنظيمية.
هل تكفي الرخصة التجارية وحدها؟
الجواب المختصر: ليس دائمًا
الرخصة تثبت أن الشركة قائمة ومرخصة، لكنها قد لا تحتوي على النص الكامل لصلاحيات المدير أو المفوض. إذا كانت الوكالة تمنح صلاحيات مهمة مثل البيع أو الشراء أو الرهن أو فتح الحسابات البنكية أو تفويض الغير، فمن الضروري مراجعة الوثائق الدستورية والقرارات ذات الصلة.
كيف نحدد من يحق له توقيع وكالة الشركة؟
المدير أو المفوض بالتوقيع
إذا كانت وثائق الشركة تمنحه صراحةً حق تمثيل الشركة وإبرام التصرف المطلوب وتفويض الغير، يمكنه عادةً التوقيع ضمن حدود تلك الصلاحيات.
الشركاء أو مجلس الإدارة
إذا كانت الصلاحية محجوزة للشركاء أو لمجلس الإدارة، فيلزم اتباع الآلية المنصوص عليها في وثائق الشركة وإصدار القرار المناسب.
المفوض بموجب وكالة سابقة
إذا كان شخص ما يتصرف أصلًا بموجب وكالة صادرة عن الشركة، يجب التأكد من أن الوكالة الأصلية تسمح له بالتفويض من الباطن، وأن الصلاحيات المطلوبة تقع ضمن نطاقها.
ماذا عن الشركات المسجلة في المناطق الحرة؟
قد توجد مستندات إضافية
إلى جانب الرخصة والوثائق التأسيسية وهوية الموقّع، قد تطلب بعض الحالات شهادة شاغلي المناصب، سجل المساهمين، شهادة تأسيس، قرار مجلس أو مساهمين، أو مستندًا صادرًا من سلطة المنطقة الحرة. يعتمد ذلك على هيكل الشركة والمعاملة.
ماذا لو كانت الشركة أجنبية؟
التصديق والترجمة
المستندات الصادرة من خارج الإمارات والتي ستُستخدم لإثبات صفة الشركة أو صلاحية ممثلها قد تحتاج إلى التصديق حسب الأصول، ثم ترجمة قانونية معتمدة إلى العربية. وتوضح محاكم دبي أن المستندات الأجنبية المستخدمة في خدمات الكاتب العدل يجب أن تستوفي إجراءات التصديق المقررة وأن تكون مترجمة قانونيًا إلى العربية عند صدورها بلغة أخرى.
مستندات الشركة الأجنبية
بحسب الحالة قد تشمل شهادة التأسيس أو السجل التجاري، عقد أو نظام الشركة، شهادة المديرين أو المفوضين، وقرار الشركة الذي يجيز إصدار الوكالة. يجب فحص المستندات كحزمة واحدة للتأكد من تسلسل الصلاحية.
مستندات إضافية بحسب نوع الوكالة
وكالة بنكية للشركة
قد يلزم تحديد البنك والصلاحيات المطلوبة، إلى جانب مراجعة عقد التأسيس وقرارات الشركة ومتطلبات البنك الداخلية.
وكالة عقارية
قد يلزم إرفاق بيانات العقار أو سند الملكية، والتأكد من أن الموقّع يملك صلاحية التصرف العقاري وتفويض الغير.
وكالة مركبات
قد تُطلب بيانات المركبة أو مستنداتها، مع صلاحيات صريحة للبيع أو النقل أو التسجيل أو غيرها بحسب الغرض.
وكالة قضائية أو لمعاملات حكومية
يجب تحديد الجهة والإجراءات المراد تفويض الوكيل بها، وقد تكون هناك متطلبات خاصة تتجاوز مجرد وجود وكالة عامة.
قائمة مراجعة قبل إرسال مستندات الشركة
- رخصة تجارية سارية وواضحة.
- عقد التأسيس أو النظام الأساسي وجميع الملاحق المؤثرة في الإدارة والصلاحيات.
- هوية إماراتية أو جواز سفر ساري للموقّع عن الشركة.
- إثبات منصب وصلاحية الموقّع إذا لم تكن واضحة من المستندات الأساسية.
- قرار شركاء أو مجلس إدارة إذا كانت الصلاحية تتطلب ذلك.
- هوية أو جواز سفر الوكيل.
- المستندات المرتبطة بالغرض من الوكالة.
- التصديقات والترجمة القانونية العربية للمستندات الأجنبية عند انطباقها.